La relance client

Les retards de règlements de vos clients peuvent avoir de lourdes conséquences pour la pérennité de votre trésorerie.

Pour rappel et par principe : « Le délai de paiement d’une facture est fixé au 30eme jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Le délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation [si cela est précisé au contrat] » 

Il est important de ne pas oublier les mentions obligatoires et les échéances sur vos factures. Cliquez-ici pour en savoir plus

Savoir faire une relance client efficace permet de :

-          Réduire les retards de paiement

-          Améliorer votre trésorerie

-          Maintenir une relation commerciale placide

D’accord mais qu’entend-on par « relance client » ?

La relance client est une opération de pré-recouvrement qui consiste à contacter son client afin qu’il régularise ses dettes.

Comment procéder ?  

Une fois vos factures en attentes de règlement identifiées vous pouvez relancer vos clients par le biais d’un e-mail et/ou d’un courrier ou directement par téléphone.

Attention tout de même à ne pas relancer vos clients trop tôt, trop souvent ou de façon trop offensive. 

Généralement les entreprises relancent deux fois leurs clients avant de passer à l’étape suivante [mise en demeure de payer…].

Une relance client mal effectuée peut facilement détériorer vos relations clients. Il est alors important de bien choisir sa méthode en fonction de son client.  

Connaître les raisons du retard de paiement de votre client est nécessaire. Est-ce un simple oubli ? des difficultés financières ? un litige en lien avec votre entreprise ?

C'est pour cela que dans un premier temps, la relance téléphonique est souvent à privilégier. 

Certes, la relance client est un travail chronophage, pour autant elle est nécessaire à la pérennité de votre entreprise.

Aujourd’hui de plus en plus d’applications ou de logiciels proposent la mise en place de relance automatique à échéance. Pratique, attention toutefois à ne pas rentrer dans les relances trop impersonnelles.

Une relance écrite personnalisée est bien souvent plus percutante et efficace qu’une simple relance automatique.

Pour entretenir une relation commerciale sereine, il est important d'établir le dialogue et de connaître les raisons du retard de paiement. L'échange avec votre client doit rester courtoie et bienveillant. 

Un conseil : Préparer un script téléphonique qui vous permettra de ne pas oublier certains éléments essentiels à la conversation. Votre client doit pouvoir identifier la facture associée à votre relance. Il en va de même pour la relance écrite.

La conversation ou la relance écrite doit obligatoirement mentionner : 

• Le numéro et la date de la facture 

• Le montant de la facture (incluant les pénalités de retard le cas échéant)

• La date d'échéance de la facture

Une astuce : A la suite de votre appel, vous pouvez appuyer votre relance par un email en résumant ce qui a été dit ou convenu. Cela permet de garder une trace écrite de votre relance.

Par exemple : « A la suite de notre conversation téléphonique du XX/XX/XX, concernant la facture échue n°XXX d’un montant de XXX, nous prenons note de votre intention de règlement au plus tard le XX/XX/XX. […] »

Pour conclure, la relance client est une des clés de la réussite de votre entreprise. Si vous n'êtes pas alaise ou si vous n'avez tout simplement pas le temps pour vous en charger, faites appel à Jiroev secrétariat.